10 Verslag Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het College van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen onze hogeschool. De Raad van Toezicht staat daarnaast het College van Bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. De Raad van Toezicht ziet toe op de doelmatige aanwending van de rijksmiddelen door periodieke overleggen omtrent financiën. Naast deze rollen van toezichthouder op en klankbord voor het College van Bestuur, is de Raad van Toezicht de werkgever van het College van Bestuur en netwerker ten behoeve van het bestuur. De leden van de Raad van Toezicht richten zich bij de uitoefening van hun taak naar het belang van de stichting en de daaraan verbonden hogeschool.

Ook in 2021 werd NHL Stenden getroffen door de coronamaatregelen. Regelmatig mochten we opschalen en weer afschalen tussen fysiek en online onderwijs en toetsing. Als organisatie raakten we daarin zeer bedreven. De Raad van Toezicht maakte zich met het College van Bestuur het meest zorgen over de schade die de voortdurende coronacrisis zou kunnen aanrichten aan het geestelijke en sociale welzijn van de studenten. De organisatie besteedde extra aandacht aan de begeleiding van de meest kwetsbare groepen onder de studenten. De Raad van Toezicht volgde de ontwikkelingen nauwlettend en liet zich door het College van Bestuur steeds uitvoerig informeren over de situatie door middel van een 'Corona update'. De Raad van Toezicht had grote bewondering voor de veerkracht van zowel studenten als onderwijsgevend en ondersteunend personeel.

De Raad van Toezicht is de werkgever van het College van Bestuur. Het is de verantwoordelijkheid van de raad zorg te dragen voor continuïteit van (goed) bestuur. Het College van Bestuur versterkte zich eind 2020 met twee nieuwe leden en werkte volgens een portefeuilleverdeling, waarop aan het einde van het verslagjaar een lichte aanpassing werd aangebracht. De Raad van Toezicht keurde deze aanpassing goed. Na een zorgvuldige consultatieprocedure besloot de Raad van Toezicht om Erica Schaper met ingang van 1 januari 2022 te herbenoemen als voorzitter van het College van Bestuur voor een tweede periode van vier jaar.

Het College van Bestuur werkte volgens een bestuurlijke 'veranderagenda' waarin de hoofdthema’s voor de toekomstige ontwikkeling van de hogeschool zijn beschreven. Belangrijke elementen van de veranderagenda zijn het portfoliobeleid binnen de opleidingen, de evaluatie van de hoofdstructuur van de organisatie en een daarbij passende besturingsfilosofie, de externe profilering via de drie zwaartepunten en de heroriëntatie van het internationaliseringsbeleid. De veranderagenda vormde tevens de basis voor de bestuurlijke resultaatsafspraken die de Raad van Toezicht met het College van Bestuur maakte. 

De Raad van Toezicht is mede verantwoordelijk voor de naleving van de Branchecode goed bestuur hogescholen. De branchecode bepaalt onder meer dat de Raad van Toezicht jaarlijks zijn eigen functioneren evalueert, beschikt over een toetsingskader en een scholingsplan en toeziet op het beleid van het College van Bestuur op het gebied van de horizontale dialoog en het beleid ten aanzien van strategische samenwerkingen.

De Raad van Toezicht stelde in april een toetsingskader voor zijn handelen en een scholingsplan voor zijn leden vast. In november vond de zelfevaluatie plaats.

Het beleid horizontale dialoog en het statuut voor strategische samenwerking werden in het verslagjaar door het College van Bestuur vastgesteld. Specifiek over strategische samenwerkingen in internationaal perspectief wisselde de Raad van Toezicht regelmatig van gedachten met het College van Bestuur aan de hand van de strategic partnership policy.

Aan de overige elementen van de branchecode werd door de Raad van Toezicht voldaan. De werkwijze van de Raad van Toezicht en zijn commissies is vastgelegd in reglementen die op de website staan. De Raad van Toezicht was naar zijn eigen oordeel onafhankelijk samengesteld. Bij de benoeming van nieuwe leden besteedde de raad hier expliciet aandacht aan en werden waar nodig afspraken gemaakt.

Toezicht houden op de inrichting van het interne systeem van kwaliteitszorg is op grond van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) een wettelijke taak van de Raad van Toezicht. De raad liet zich hierover en over de stand van zaken van accreditaties regelmatig in detail informeren via de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering.

De monitoring van de implementatie van de kwaliteitsafspraken werd als vast punt meegenomen in de periodieke managementrapportages van het College van Bestuur. De commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering volgde de implementatie inhoudelijk en de auditcommissie financieel, via bestedingsoverzichten. De voortgang van de kwaliteitsafspraken vormde een vast punt op de agenda. Voor de NPO-middelen werd de voortgang en de besteding door de Raad van Toezicht op een zelfde wijze gevolgd.

Het financiële beleid en de daarmee samenhangende onderwerpen werden met het College van Bestuur en de (interim-)directeur van de dienst finance control en procurement besproken in de auditcommissie. Terugkoppeling naar de plenaire raad vond plaats via de verslagen van de commissie, met waar nodig een nadere mondelinge toelichting door de voorzitter van de auditcommissie. De perioderapportages werden zowel in de auditcommissie als in de plenaire raad geagendeerd. De rapportages werden verder verbeterd op het gebied van integraliteit.

Zowel de auditcommissie als de Raad van Toezicht bespraken aan de hand van het accountantsverslag de jaarstukken 2020 met de huisaccountant EY. In de juni-vergadering keurde de raad de jaarstukken goed en verleende hij het bestuur decharge voor de jaarrekening 2020 en voor het gevoerde beleid. In december keurde de Raad van Toezicht het jaarplan en de begroting 2022 goed.

Via de auditcommissie vroeg de Raad van Toezicht het College van Bestuur om een zo betrouwbaar mogelijke inschatting te maken van de impact die de coronamaatregelen op de financiële positie van de hogeschool hebben, door middel van scenario benadering. Ook vroeg de raad aandacht voor het hoge ambitieniveau van de hogeschool in relatie tot de beschikbare middelen.

De Raad van Toezicht bestond aan het begin van het verslagjaar uit de volgende acht leden:

• de heer Hayo Apotheker, voorzitter
• de heer Frans Roozen, vicevoorzitter
• de heer Kees van Anken
• de heer Tom Cohen
• de heer Dave Pieters
• mevrouw Farah Karim
• mevrouw Sietske Waslander
• mevrouw Geesje Duursma

Aan het eind van december nam de Raad van Toezicht conform het rooster van aftreden afscheid van de voorzitter Hayo Apotheker en de leden Tom Cohen en Kees van Anken. Twee van de drie vrijgekomen plekken werden opnieuw ingevuld. Daardoor ging de Raad van Toezicht per 1 januari 2022 in omvang terug naar de beoogde definitieve omvang van zeven leden, allen benoemd na de fusie van NHL Hogeschool en Stenden Hogeschool in 2018.

De per 1 januari 2022 nieuw benoemde leden zijn mevrouw Jannewietske de Vries, voorzitter, en de heer Uğur Özcan, lid op het profiel financiën, bedrijfsvoering & IT. Mevrouw De Vries is burgemeester van de gemeente Súdwest-Fryslân. De heer Özcan is bestuurder a.i. bij Wilgenhaege Capital Markets. Bij de werving van de nieuwe leden werd succesvol gestreefd naar meer diversiteit binnen de Raad van Toezicht.

De personele samenstelling van de Raad van Toezicht per eind 2021, met vermelding van hoofd- en nevenfuncties, nationaliteit en overige relevante gegevens, is opgenomen in bijlage 4.

Het rooster van aftreden van de Raad van Toezicht werd gepubliceerd op de website.

De Raad van Toezicht kwam in 2021 zes keer plenair in vergadering bijeen, met inbegrip van de jaarlijkse  strategiebijeenkomst. Als gevolg van de coronacrisis moest er vaak online worden vergaderd. De voorzitter van de Raad van Toezicht onderhield periodiek bilateraal overleg met de voorzitter van het College van Bestuur.

De Raad van Toezicht telt vier vaste commissies en één tijdelijke commissie:

• remuneratiecommissie
• werving- & selectiecommissie
• auditcommissie
• commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering
• transitiecommissie

De vaste commissies beschikken over een reglement. De transitiecommissie was een tijdelijke commissie die vanaf de fusie in 2018 het transitieproces naar de nieuwe organisatie monitorde. De transitiecommissie werd na de zomer van 2021 opgeheven. De commissies vergaderden in 2021 met de eerste en de tweede portefeuillehouder van het College van Bestuur.

De commissies geven een inhoudelijke verdieping aan het functioneren van de raad en hebben een belangrijke klankbordfunctie voor de portefeuillehouders van het College van Bestuur. De commissies bieden een platform om bestuurlijke thema’s en dilemma’s verdiepend met elkaar te bespreken. In de commissies kunnen onderwerpen meer in detail worden behandeld, waardoor de Raad van Toezicht zich kan richten op de hoofdlijnen van het beleid. De commissies bereiden de besluitvorming door de Raad van Toezicht voor. Op belangrijke thema’s worden de commissies door het College van Bestuur in een vroeg stadium betrokken bij de ontwikkeling van nieuw beleid. Bijvoorbeeld door middel van discussienota’s of conceptversies van beleidsstukken. Dan krijgt klankborden echt betekenis.

Bij specifieke thema’s worden stafmedewerkers in de commissies uitgenodigd voor het geven van een presentatie of toelichting. Daarmee krijgt de Raad van Toezicht ook meer contact met de organisatie. Dat wordt wederzijds op prijs gesteld. De verslagen van de commissievergaderingen worden geagendeerd in de eerstvolgende plenaire vergadering van de Raad van Toezicht.

Ter voorbereiding op de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht in november 2021 werd input bij de leden opgehaald aan de hand van een vragenlijst. De zelfevaluatie resulteerde in drie aandachtspunten met betrekking tot het functioneren van de raad:

• streven naar meer integraal toezicht (op inhoud), onder meer door het instellen van een periodiek agendaoverleg tussen de voorzitters van de raad en de commissies
• spelregels afspreken met betrekking tot de informatiebehoefte van de raad
• invulling geven aan de netwerkrol van de Raad van Toezicht.

Bij het nieuwe toetsingskader koos de Raad van Toezicht bewust voor een compact geformuleerd, niet tot in detail dichtgetimmerd kader, bestaande uit een tiental algemene uitgangspunten. Het toetsingskader moet in de ogen van de Raad van Toezicht een levend document zijn. De waarde van het kader zit vooral in het gesprek erover met elkaar, binnen de raad en tussen raad en bestuur. Een set algemene uitgangspunten biedt ruimte voor dit gesprek.

Op basis van het nieuwe scholingsplan neemt elk lid van de Raad van Toezicht in principe jaarlijks deel aan twee of meer bijeenkomsten ter bevordering van de deskundigheid van toezichthouders. Een aantal leden van de Raad van Toezicht volgde in 2021 scholingsbijeenkomsten van een dag(deel) aangeboden door de Vereniging van Toezichthouders van Hogescholen (VTH), de VTOI-NVTK of een andere aanbieder. De Raad van Toezicht is lid van beide verenigingen. Scholingsbijeenkomsten werden helaas regelmatig afgelast vanwege de coronacrisis. Een aantal keren werd aan het einde van een vergadering van de Raad van Toezicht of zijn commissies in reflectieve zin stilgestaan bij het eigen functioneren.

De Raad van Toezicht wordt in lijn met de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) voorzien van ”functioneel onafhankelijke administratieve ondersteuning” in de vorm van een eigen secretaris. De raad herbevestigde de wens om te worden ondersteund door een eigen secretaris.

De leden van de Raad van Toezicht onderhouden op diverse momenten contact met de organisatie, formeel en informeel. Voorbeelden van dergelijke contactmomenten zijn toelichtingen van beleidsstukken door stafmedewerkers in commissies van de raad, presentaties, inauguraties van lectoren en de officiële opening van het hogeschooljaar. Vaak vonden deze contacten in 2021 als gevolg van de coronamaatregelen online plaats.

Als praktische uitwerking van een van de uitgangspunten van het toetsingskader stelde de Raad van Toezicht een regeling vast voor het afleggen van werkbezoeken binnen de organisatie. Werkbezoeken hebben ten doel om betrokkenheid bij de organisatie te tonen en ook zelfstandig informatie te verwerven over het reilen en zeilen van de organisatie. In het najaar van 2021 konden delegaties van de Raad van Toezicht - fysieke - werkbezoeken afleggen aan de dienst onderwijs- en onderzoekskwaliteit, het Maritiem Instituut Willem Barentsz op Terschelling en aan de locatie Emmen. Van de werkbezoeken werd een korte schriftelijke impressie gedeeld met de overige leden van de Raad van Toezicht en met het College van Bestuur. De eerste ervaringen met de werkbezoeken zijn in de ogen van zowel de bezoekende als de ontvangende partijen positief.

De Raad van Toezicht voerde conform de branchecode tweemaal formeel overleg met de HMR. De voorzitters stelden in onderling overleg de agenda op. Centrale thema’s waren het nieuwe toetsingskader van de Raad van Toezicht, elkaars rolopvatting, het welzijn van studenten en medewerkers aangaande de coronacrisis, de aanpassing van de hoofdstructuur van de organisatie en de midterm review van het strategisch instellingsplan.

Het formele overleg tussen de Raad van Toezicht en de HMR vond in beginsel plaats in aanwezigheid van het College van Bestuur. Hierop werden uitzonderingen gemaakt waar het de herbenoeming van de voorzitter van het College van Bestuur, de aangepaste portefeuilleverdeling van het college en de voortgang van het proces met betrekking tot de aanpassing van de hoofdstructuur betrof. Het contact met de HMR was voor de Raad van Toezicht belangrijk om signalen uit de organisatie tot zich te kunnen nemen en beelden uit te wisselen over onder meer de besturing van de hogeschool.

De commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie, het systeem van kwaliteitszorg en internationalisering. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• mevrouw Sietske Waslander (voorzitter)
• mevrouw Farah Karimi
• de heer Dave Pieters
• mevrouw Geesje Duursma

De vergaderingen van de commissie werden naast de eerste en tweede portefeuillehouder van het College van Bestuur bijgewoond door de directeur van de dienst Onderwijs, onderzoek & internationalisering. Met regelmaat gaven stafmedewerkers acte de présence om specifieke onderwerpen toe te lichten. De commissie kwam zesmaal bijeen.

De commissie paste haar werkwijze op twee punten aan. Om meer structuur in de agendazetting aan te brengen, ging de commissie werken met een jaarplanning. Daarnaast besloot de commissie op basis van de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht, om met ingang van 2022 niet meer op dezelfde dag als de Raad van Toezicht, maar enkele weken daarvoor te gaan vergaderen. Op die manier is er tijd om de opbrengsten van de commissie schriftelijk in te brengen in de plenaire raad.

Elke vergadering kreeg de commissie een corona update. Aan de hand daarvan kon de commissie volgen hoe de organisatie in staat bleek om het onderwijs en de toetsing telkens weer aan te passen aan het gewijzigde beleid van de overheid. De commissie liet zich in het bijzonder informeren over de privacy-aspecten van proctoring. Maar de aandacht ging vooral uit naar het welzijn van de studenten. De commissie nam met waardering kennis van een presentatie van de directeur van de dienst Onderwijslogistiek en studentenvoorzieningen over de instrumenten die de hogeschool inzette om het welzijn van de (internationale) studenten zoveel mogelijk te bevorderen.

Om zicht te krijgen op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek in de praktijk, werden werkbezoeken afgelegd aan de dienst Onderwijs- en onderzoekskwaliteit en aan de locatie Emmen. De commissie monitorde standaard elke vergadering de visitaties op het gebied van onderwijs en onderzoek door middel van een schriftelijke update van het College van Bestuur. De accreditatielast van NHL Stenden is hoog vanwege het grote aantal opleidingen. In februari besprak de commissie een inhoudelijke analyse van de visitaties op de standaarden 3 (toetsing) en 4 (gerealiseerde leerresultaten). Afgesproken werd om in een later stadium, aan de hand van de herijking van het interne systeem van kwaliteitszorg, te spreken over de wijze van toezichthouden op het systeem van kwaliteitszorg. Wat zijn bijvoorbeeld de momenten waarop de commissie moet acteren en welke informatiebehoefte heeft zij? Dit onderwerp werd op de jaarkalender gezet.

Het grote aantal opleidingen is één van de elementen die een rol spelen bij het portfoliobeleid. Het College van Bestuur rondde het portfoliobeleid in het verslagjaar af met de vaststelling van een analyse-instrument. Dat instrument bevatte een afwegingskader met criteria, aan de hand waarvan de instelling haar opleidingenportfolio jaarlijks kritisch tegen het licht kan houden. De commissie keek aan het einde van het verslagjaar uit naar de eerste bespreking van de uitkomsten van de toepassing van het portfolioanalyse-instrument.

De commissie volgde met belangstelling de implementatie van het internationaliseringsbeleid 2.0. De commissie wisselde daartoe een aantal keren met het College van Bestuur van gedachten over:

• De strategic partnerschip policy: waar ter wereld en met wie kan het aantal strategische samenwerkingsrelaties worden uitgebreid en worden verbreed over de opleidingen; welke kaders hanteren we hierbij? De commissie adviseerde een brede focus met betrekking tot de landenkeuze  binnen Europa  en om voor alle opleidingen internationale partnerschappen aan te gaan, breder dan traditioneel in de sfeer van hospitality, tourism en leisure
• Het doorvoeren van de zogenoemde “strikte scheiding”: in het buitenland worden geen Nederlandse graden meer verleend
• Internationalisation at home: hoe kunnen we internationalisering hogeschool breed integreren in de onderwijsprogramma’s van de opleidingen zodat alle studenten, ook zij die niet deelnemen aan exchangeprogramma’s of de Grand Tour, ermee in aanraking komen?

Wat betreft het doorvoeren van de strikte scheiding vroeg de commissie het College van Bestuur welke lessen voor de toekomst konden worden getrokken uit de ervaringen met het partnership in Qatar. Deze werden in evaluatieve zin met de commissie besproken.

De implementatie van de kwaliteitsafspraken vormde een vast punt op de agenda van de commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering. De commissie onderschreef net als de auditcommissie de argumenten van het College van Bestuur om de middelen in het plan “Verder leren in kwaliteit” gedeeltelijk te verschuiven om meer docentformatie in te kunnen zetten. Daardoor kon het onderwijs kleinschaliger worden en de begeleiding van studenten intensiever.

De commissie wees daarbij op het belang om voldoende middelen beschikbaar te blijven stellen voor de professionalisering en internationalisering van docenten. De commissie wilde daarover geïnformeerd blijven worden. De commissie vroeg aandacht voor het studentperspectief in de voortgangsrapportages en adviseerde om behalve de activiteiten als zodanig ook de feitelijke deelname daaraan te rapporteren als belangrijke stuurinformatie. De commissie nam verder kennis van de instellingsspecifieke pilotrapportagebeoordeling kwaliteitsafspraken. De voorzitter van de commissie werd als contactpersoon vanuit de Raad van Toezicht voor het dossier kwaliteitsafspraken aangewezen. In algemene zin stelde de commissie op basis van de periodieke rapportages vast dat de uitvoering van de kwaliteitsafspraken conform plan verliep.

In februari werd de DBE Monitor 2020 in de commissie gepresenteerd; een instrument dat de effecten van DBE op bijvoorbeeld het studierendement meet. De commissie constateerde dat de invoering van het DBE-concept op schema lag. Naast inhoudelijke onderwerpen besprak de commissie ook bestuurlijk-strategische zaken zoals de ontwikkelingen met betrekking tot het samenwerkingsnetwerk Universiteit van het Noorden en de intensivering en verbreding van de samenwerking met Hogeschool Van Hall Larenstein. De commissie beoordeelde de doelen van deze samenwerkingen als kansrijk.

Voorts besprak de commissie het plan van aanpak voor de besteding van de extra middelen die de hogeschool kreeg op basis van het NPO. De commissie onderschreef de keuzes die in het plan van aanpak waren gemaakt en wisselde met het College van Bestuur van gedachten over de vraag hoe met de incidentele NPO-middelen toch duurzame ondersteuning en verbetering van het onderwijs zou kunnen worden bewerkstelligd.

Om zicht te krijgen op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek in de praktijk, werden werkbezoeken afgelegd aan de dienst onderwijs- en onderzoekskwaliteit en aan de locatie Emmen. De commissie plaatste de herijking van het interne systeem van kwaliteitszorg op de jaarkalender, met inbegrip van de vraag hoe je daar toezicht op houdt als Raad van Toezicht.

Een centraal thema waar de commissie warme belangstelling voor had, was studiesucces. Aan de hand van een gespreksnotitie werd hierover van gedachten gewisseld. De commissie was vooral geïnteresseerd in het ambitieniveau van NHL Stenden, de knoppen waaraan gedraaid kon worden om studiesucces te verbeteren en de wijze van verantwoorden. De commissie gaf aan over het thema studiesucces graag ook een keer het gesprek met studenten en docenten aan te willen gaan.

Aan de hand van de agenda’s van de Algemene Vergadering van de Vereniging Hogescholen en de bestuurscommissies van de vereniging, liet de commissie zich op de hoogte houden van landelijke inhoudelijke en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen met betrekking tot het hbo.

De commissie besprak de kaderbrief en het daarop gebaseerde geconsolideerde jaarplan 2022. De commissie was van oordeel dat in het jaarplan alle elementen op zowel strategisch niveau (DBE, internationalisering en zwaartepunten) als op het punt van de kwaliteitsafspraken en de NPO-middelen aan bod kwamen. De commissie adviseerde om de mogelijke impact van de coronacrisis in een aparte paragraaf met risicoscenario’s aan het plan toe te voegen.

De commissie stond uitvoerig stil bij de voorgenomen aanpassingen van de hoofdstructuur van de organisatie. Na beantwoording door het College van Bestuur van de vragen van de commissie, adviseerde de commissie de Raad van Toezicht positief over de in het beslisdocument opgenomen voorstellen. Daarbij ging het om het vereenvoudigen van de hoofdstructuur inclusief de clustering van academies, de rol van de academiedirecteuren als integraal verantwoordelijken voor onderwijs, onderzoek en de kwaliteit van de opleidingen, en de versterking van de positie van de ondersteunende STER-teams ten behoeve van de academies.

Overige zaken die de revue passeerden waren een eerste analyse van de instroom van studenten, de NSE en de Registratie instellingen en opleidingen (RIO).

De auditcommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, interne controle, risicobeheersing, bedrijfsvoering en ICT. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• de heer Tom Cohen (voorzitter)
• de heer Kees van Anken
• de heer Frans Roozen

Naast de eerste en tweede portefeuillehouder van het College van Bestuur, werden de vergaderingen standaard bijgewoond door de directeur van de dienst Finance, control en procurement. De commissie vergaderde vijf keer. In het kader van een strakkere agendavoering werkte de commissie met een (voortschrijdende) jaarkalender. De kwaliteitsafspraken vormden daarvan een vast onderdeel. De commissie vergaderde ten minste een week voorafgaand aan de vergaderingen van de Raad van Toezicht, met als doel de raad te kunnen laten beschikken over een schriftelijke terugkoppeling en een preadvies over de onderwerpen die ter besluitvorming voorlagen.

De perioderapportages, jaarrekening/bestuursverslag 2020, de (interim)managementletters en jaarplan/begroting 2022 werden in detail in de auditcommissie besproken. Door middel van deze rapportages en de hierin opgenomen indicatoren ten aanzien van het onderwijs, onderzoek, valorisatie en bedrijfsvoering vormde de commissie zich een beeld van de wijze waarop de middelen door de organisatie werden besteed. Op basis van het door de commissie gevormde oordeel kon behandeling in de Raad van Toezicht plaatsvinden.

Voorafgaand aan het jaarplan en de begroting besprak de auditcommissie de kaderbrief 2022, waarin de hoofdlijnen van de begroting en het allocatiemodel waren opgenomen. De auditcommissie adviseerde om in het allocatiemodel nog sterker een koppeling aan te brengen tussen de beschikbare middelen en de strategische doelen, bijvoorbeeld op het gebied van uitval en studierendement. De commissie kon zich vinden in het terugbrengen van het aantal indicatoren in het allocatiemodel en het zo veel mogelijk ‘doorsluizen’ van de middelen naar de decentrale eenheden.

De auditcommissie liet zich door de directeur van de dienst fysieke leer- en werkomgeving tweemaal uitvoerig informeren over het strategisch huisvestingsplan van de hogeschool en de daarbij behorende routekaart. Deze sessies gaven een zeer informatief totaalbeeld van de huidige en de gewenste huisvestingssituatie op de verschillende locaties. De commissie was onder de indruk van de gedegen aanpak, gaf een aantal adviezen mee en sprak haar vertrouwen in de benaderingswijze uit. Daarnaast besprak de auditcommissie een aantal concrete vastgoedtransacties, waar onder de verwerving van het Bewegingscentrum aan de Rengerslaan in Leeuwarden.

De auditcommissie sprak tweemaal met de externe accountant EY: over de jaarrekening en over de interim managementletter. Door middel van periodieke “audit follow up overzichten” monitorde de auditcommissie de opvolging van de aanbevelingen uit rapportages van de accountant. De commissie constateerde daarin verdere verbetering.

De auditcommissie volgde nauwgezet de bestedingen in het kader van de kwaliteitsafspraken. In april besprak de commissie het voorstel van het College van Bestuur om gelet op de veranderde omstandigheden als gevolg van de coronacrisis, in het plan “Verder leren in kwaliteit” de gealloceerde middelen tussen een aantal thema’s te verschuiven c.q. naar voren te halen, om op korte termijn meer docenten en studiebegeleiders aan te kunnen trekken. De auditcommissie ondersteunde inhoudelijk gezien de voorgestelde verschuivingen in het belang van de studenten. Wel vroeg de commissie nadrukkelijk aandacht voor de realiseerbaarheid van de voorgestelde intensiveringen en de monitoring van de doelmatige besteding van de desbetreffende middelen. Goed monitoren is een voorwaarde om tijdig bij te kunnen sturen.

Cybersecurity was een belangrijk actueel ICT-thema, waarover de auditcommissie zich uitvoerig liet bijpraten door de directeur van de dienst Digitale leer- en werkomgeving. De commissie deed de suggestie om studenten een ethische hack te laten uitvoeren op de systemen van de hogeschool. In de discussie stond de kwetsbaarheid van de hogeschool voor cyberaanvallen (volwassenheidsniveau 3) centraal en de vraag hoe lang je je daartegen als individuele organisatie adequaat kunt blijven wapenen, dan wel of je de krachten moet gaan bundelen met externe partijen. De risico’s zijn immers enorm. Geconcludeerd werd dat hogescholen in dezen samen moeten optrekken en dat regievoering vanuit de Vereniging Hogescholen nodig is.

De auditcommissie liet zich regelmatig informeren door de directeur van de dienst Finance, control en procurement over de voortgang van de verbeterslag met betrekking tot de financiële functie. De commissie sprak haar vertrouwen uit in de aanpak van de directeur.

De auditcommissie vroeg aandacht voor een scenario-analyse van de mogelijke (lange termijn) financiële impact van de coronamaatregelen op de verschillende studentenstromen. Maar ook in meer algemene zin stelde de auditcommissie dat de hogeschool in een fase is gekomen waarin scenario-denken belangrijk wordt. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld in een uitgebreidere risicoparagraaf in het geconsolideerde jaarplan met betrekking tot de realisatie van de doelstellingen in relatie tot de beschikbare middelen. In een tijd waarin de middelen ruim voorhanden zijn als gevolg van de kwaliteitsafspraken en het NPO bestaat het risico dat de beschikbare menscapaciteit een bottleneck wordt als het aankomt op het uitvoeren van de voorgenomen plannen.

Een belangrijk onderwerp was het indienen van een aanvraag bij het ministerie van Financiën om de langlopende leningsfaciliteit uit te breiden door middel van “schatkistbankieren”. De auditcommissie kon zich vinden in de overwegingen van het College van Bestuur met het oog op toekomstige investeringen en het opbouwen van een extra liquiditeitsbuffer.

Overige onderwerpen die in de auditcommissie de revue passeerden waren onder meer de aanstaande verlenging van het contract met de accountant, waarbij de commissie aandacht vroeg voor een meer systeemgerichte controle aanpak, de verkoop van het vastgoed van Stenden South Africa, projectbeheersing van niet- subsidieprojecten en de overhead benchmark van Berenschot. De auditcommissie plaatse enkele kritische kanttekeningen bij deze benchmark.

In algemene zin sprak de auditcommissie haar vertrouwen uit in de aanpak van de financiële beheersing door de portefeuillehouder Financiën binnen het College van Bestuur en de directeur van de dienst Finance, control en procurement en stelde vast dat de kwaliteit van het bestuurlijke gesprek was toegenomen.

De remuneratiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht op het gebied van zijn taken en verantwoordelijkheden als werkgever van het bestuur. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• de heer Frans Roozen (voorzitter)
• de heer Hayo Apotheker
• mevrouw Geesje Duursma

De commissie kwam in de verslagperiode viermaal bijeen.

Eind november voerde de remuneratiecommissie de jaarlijkse beoordelings- en plangesprekken met het College van Bestuur over het kalenderjaar 2021 resp. 2022. De gesprekken met het college als collectief vonden plaats op basis van vooraf met het college overeengekomen resultaatsafspraken en een schriftelijke zelfreflectie van het college. Ook de individuele gesprekken werden voorbereid door middel van schriftelijke zelfreflecties, met daarin opgenomen individuele 360° feedbackrapportages op basis van input van een aantal interne en externe stakeholders.

De remuneratiecommissie legde in de gesprekken de nadruk op het functioneren van het college als team en het persoonlijk functioneren van de individuele leden binnen het collegiale besturingsmodel. De verslaglegging van de plan- en beoordelingsgesprekken en de afwikkeling van contractuele en arbeidsvoorwaardelijke zaken werden verzorgd door de secretaris van de Raad van Toezicht.

De remuneratiecommissie ontwierp voorts de werkbezoekregeling van de Raad van Toezicht en bereidde de jaarlijkse zelfevaluatie voor.

De wervings- en selectiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de Raad van Toezicht met betrekking tot de benoeming van leden van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. De commissie bewaakt het rooster van aftreden van de raad en het college. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• de heer Frans Roozen (voorzitter)
• de heer Hayo Apotheker
• mevrouw Geesje Duursma

De commissie ontwierp en begeleidde de volgende procedures:

• de procedure herbenoeming voorzitter College van Bestuur per 1 januari 2022 voor een tweede periode van vier jaar
• de werving en selectie van een nieuwe voorzitter en een nieuw lid per 1 januari 2022
• een procedure voor de herbenoeming van leden van de Raad van Toezicht

In verband met de werving van de voorzittersfunctie werd de positie van de heer Hayo Apotheker in de wervings- en selectiecommissie ingenomen door mevrouw Sietske Waslander. De commissie stelde de profielschetsen en (her-)benoemingsprocedures op, waar nodig met advies van de HMR.

Bij de werving en selectie van de voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht werd een extern bureau ingeschakeld dat gespecialiseerd was in diversiteit. Dit resulteerde erin dat de Raad van Toezicht per 1 januari 2022 bestaat uit vier vrouwen, waar onder de voorzitter en drie mannen en in cultureel opzicht meer divers is samengesteld.

De transitiecommissie was als tijdelijke commissie bij de fusie in 2018 ingesteld om de voortgang van het transitieproces naar de nieuwe organisatie te monitoren en daarover met het College van Bestuur te klankborden. De commissie bestond in 2021 uit de volgende leden:

• de heer Hayo Apotheker (voorzitter)
• de heer Frans Roozen
• de heer Dave Pieters
• mevrouw Geesje Duursma

De commissie kwam in het verslagjaar tweemaal bijeen en werd in september, vier jaar na de fusie, opgeheven.

De Raad van Toezicht spreekt zijn waardering uit richting studenten en medewerkers voor hun betrokkenheid bij en inzet voor de hogeschool onder de moeilijke omstandigheden tijdens de coronacrisis. Daarnaast bedankt de Raad van Toezicht het College van Bestuur en de HMR voor het constructieve overleg.

Jannewietske de Vries (voorzitter)
Frans Roozen (vicevoorzitter)